Mit jedem Tag entfernen wir uns von der Pandemie. Und es ist erfreulich zu beobachten, dass auch der MICE-Sektor wieder auf steigende Umsätze hoffen darf bzw. bereits an das Vorkrisenniveau versucht anzuknüpfen. Tagungen, Fortbildungen, Hausmessen und Hochzeits-/Familienfeiern haben großen Nachholbedarf. Auch den „gemeinen“ Geschäftsreisenden zieht es wieder in die Ferne …

Digitale, hybride und analoge Veranstaltung versichern

Bei allem Optimismus werden Corona-Auflagen wie Abstandsregeln und Hygienevorschriften die Durchführung von Live-Events aber weiterhin einschränken. Viele Hotels haben daher in den vergangenen Monaten technisch enorm aufgerüstet und stellen selbst oder über spezialisierte Dienstleister professionelle Studios für digitale oder hybride Veranstaltungen zur Verfügung.  Damit wird ein gemeinsames Tagen direkt im Hotel, in mehreren Räumen, verschiedenen Hotels oder aus dem Homeoffice auch bei größeren Teilnehmerzahlen ermöglicht.

Vorausgesetzt die Technik funktioniert

Digitale und hybride Events bergen Risiken, die bei herkömmlichen, analogen Veranstaltungen nicht bestehen. Die Ursachen für einen möglichen Ausfall oder die Unterbrechung einer digitalen Veranstaltung stellen einen der größten Unterschiede zu einer analogen Durchführung dar: wer haftet, wenn bei virtuellen Übertragungen etwas schief geht, was nicht in der Hand des Veranstalters liegt? Wenn technisches Equipment umgeworfen und beschädigt wird? Wenn jemand an einen falschen Knopf kommt und die Veranstaltung unterbricht? Wenn Kontaktdaten oder Inhalte übertragen werden, für die keine Berechtigung besteht? Wenn ein Werbebanner nicht wie vereinbart eingeblendet wird und der geschädigte Sponsor eine Rückzahlung seiner Gelder fordert?

Was braucht es für digitale bzw. hybride Formate?

Eine spezielle Veranstaltungsausfallversicherung für digitale/hybride Formate geht über bestehende Standardlösungen für Präsenzveranstaltungen deutlich hinaus und gewährleistet damit den finanziellen Erfolg aller Beteiligten: neben den Kosten und Aufwendungen durch unverschuldeten Ausfall / Störung einer Veranstaltung (z.B. durch Bedienfehler Dritter, oder unvorhergesehene technische Schwierigkeiten) gilt auch möglichweise entgangener Gewinn versichert. Kein Versicherungsschutz besteht u.a. für die Fehlbedienung der Technik durch den Veranstalter selbst, fehlerhafte Planung, Buchung zu geringer Bandbreite oder mangelndes Zuschauerinteresse (Auseinanderklaffen von Anmelde- und Teilnehmerquote).

Einige Schadensbeispiele:

• Aufgrund technischer Störungen können Teilnehmer keinen Ton hören. Teilnahmegebühren und Sponsorengelder über 30.000 EUR sind zurückzuerstatten.
• Ein Hackerangriff macht die Durchführung eines digitalen Ärztekongresses  unmöglich.  Entstandene  Kosten  und  entgangener Gewinn 1,3 Millionen Euro.
• Die digitale    Hauptversammlung    einer  Aktiengesellschaft  muss  abgesagt werden, da ein Kabelbrand die  Übertragung    Entstandener  Schaden  in  Höhe  von  13.000 Euro.

Als fürsorglicher Gastgeber sind Sie allein aus monetären Gründen am reibungslosen und damit für den Veranstalter erfolgreichen Ablauf des Events interessiert. HOTELSICHERER hat eine digitale Plattform geschaffen, über die Sie Ihren Veranstaltern, Geschäfts- und Privatreisenden die Absicherung ihrer Buchungen mit wenigen Klicks unkompliziert anbieten können:  https://datensicherer.com/mice/